Тел. +38 (044) 221-23-63

Нужно ли переводить подтверждающие документы при командировке за границу?

Повертаючись із закордонного відрядження, працівники подають до бухгалтерії авансові звіти про суми використаних коштів та підтверджуючі документи. Зрозуміло, що вони будуть складені на мові країни, з якої повернувся працівник. Чи потрібно перекладати такі документи на українську мову, аби вони вважалися підтверджуючими і ПДФО при компенсації витрат не утримувався? 

Відповідно до пп. 140.1.7 ст.140 Податкового кодексу України від 02.12.2010 року № 2755-VІ, (далі – ПКУ) при визначенні об'єкта оподаткування податком на прибуток враховуються, зокрема, витрати на відрядження фізичних осіб, які перебувають у трудових відносинах із платником податку або є членами керівних органів платника податку. 

До таких витрат можуть належати витрати особи, яка відряджена, на проїзд (у т. ч. перевезення багажу, бронювання транспортних квитків) як до місця відрядження і назад, так і за місцем відрядження (у т. ч. на орендованому транспорті), оплата вартості проживання у готелях (мотелях), а також включені до таких рахунків витрати на харчування чи побутові послуги (прання, чищення, лагодження та прасування одягу, взуття чи білизни), а також на найм інших житлових приміщень, оплату телефонних розмов, оформлення закордонних паспортів, дозволів на в'їзд (віз), обов'язкове страхування, інші документально оформлені витрати, пов'язані з правилами в'їзду та перебування у місці відрядження, у т. ч. будь-які збори і податки, що підлягають сплаті у зв'язку зі здійсненням таких витрат. Зазначені витрати можуть бути включені до складу податкових лише за наявності підтверджуючих документів, що засвідчують вартість.

Первинними документами, які підтверджують понесені працівником під час відрядження витрати, мають бути:

1) Транспортні квитки з термінами прибуття/вибуття до/з місця відрядження, транспортні рахунки (багажні квитанції), у т. ч. електронні квитки за наявності посадкового талона та документа про сплату за всіма видами транспорту.

У разі використання електронного авіаквитка підставою для відшкодування витрат на його придбання є такий пакет документів:

• оригінал розрахункового документа, що підтверджує здійснення розрахункової операції у готівковій чи безготівковій формі (розрахунковий чек, касовий чек, розрахункова квитанція, виписка з карткового рахунка, квитанція до прибуткового касового ордера тощо);

• оригінали відривної частини посадкових талонів пасажира. За відсутності (втрати) посадкового талона віднесення вартості електронного авіаквитка до складу податкових витрат є сумнівним, зважаючи на вимоги ПКУ. Тому радимо звертати на цей момент увагу працівників, які вирушають у відрядження і купують електронні авіаквитки.

2) Готельні рахунки або рахунки (чи інші документи) від інших осіб, що надають послуги з розміщення та проживання фізособи, і терміни перебування, зазначені в них.

3) Документи, що підтверджують витрати на отримання закордонного паспорта, візи (дозволу на в'їзд), та страхові поліси.

4) Інші документи, що підтверджують понесені витрати.

Пунктом 138.2 ПКУ визначено, що витрати, які враховуються у податковому обліку, визнаються на підставі первинних документів, що підтверджують здійснення платником податку на прибуток витрат, обов'язковість ведення та зберігання яких передбачена правилами ведення бухгалтерського обліку.

При цьому платник податку для визначення об'єкта оподаткування має право на врахування витрат, підтверджених документами, що складені нерезидентами відповідно до правил інших країн. Отже, підприємство має право на включення до складу витрат у податковому обліку витрат, які підтверджені документами, складеними нерезидентами іноземною мовою. Водночас згідно з останнім абзацом пп. 140.1.7 ПКУ за запитом представника органу державної податкової служби платник податку на прибуток забезпечує за власний кошт переклад підтверджуючих документів, виданих іноземною мовою.

Отже, підтверджуючі документи іноземною мовою, які працівник привіз із закордонного відрядження, перекладати не обов'язково. При цьому підприємство має право врахувати понесені витрати, підтверджені зазначеними документами, у складі податкових. Утім, якщо від органів ДПС надійде відповідний запит, підприємство має забезпечити переклад таких підтверджуючих документів за власний рахунок. Такий переклад може бути здійснено та підписано перекладачем або працівниками підприємства, які мають відповідну кваліфікацію.