Квитки придбано раніше, аніж видано наказ про відрядження: чи можна відшкодувати їхню вартість?

Працівника було відправлено у відрядження за кордон 04.04.2016 р. строком на 3 дні, аванс не видавали. Наказ на відрядження оформлено 04.04.2015 р. Під час подання авансового звіту працівником було виявлено, що авіаквитки замовлено заздалегідь — 31.01.2015 р. Чи можна в цьому випадку вважати наказ недійсним чи самі авіаквитки, оскільки дати не збігаються?

ВІДПОВІДЬ : Передусім нагадаємо : порядок направлення працівників у відрядження, у т.ч. і всі організаційні питання, мають бути врегульовані положенням про відрядження. Адже норми Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон, затвердженої наказом Мінфіну від 13.03.1998 р. № 59 ( далі ― Інструкція № 59 ), поширюються лише на підприємства, установи й організації, що повністю чи частково утримуються за рахунок бюджетних коштів. Проаналізуймо, які застереження містять нормативно-правові акти й роз’яснення для випадку, коли дати в транспортних квитках не збігаються із датами в наказі про відрядження.

У п. 7 р. І згаданої Інструкції прописано , що дата на транспортному квитку (вибуття транспортного засобу з місця постійної роботи відрядженого працівника та його прибуття з відрядження) має збігатися із датами вибуття й прибуття, указаними  в наказі про відрядження . Однак із 15.09.2015 р. цей пункт доповнено двома новими абзацами. Тож згідно з останніми, якщо навіть дата на транспортному квитку не збігається із датою прибуття працівника з відрядження за наказом про відрядження, то з дозволу керівника підприємства може братися до уваги затримка у відрядженні на вихідні чи святкові й неробочі дні . У цьому випадку за дні затримки добові й оплату проживання не відшкодовують, а проїзд туди й назад оплачують. Аналогічну норму можуть передбачити й госпрозрахункові підприємства в положеннях про відрядження.

У підкатегорії 103.17 системи «ЗІР» було таке роз’яснення: якщо дати на квитку й у наказі про відрядження не збігаються, то  відшкодована роботодавцем вартість квитка вважатиметься додатковим благом найманого працівника, направленого у відрядження. Однак  із 11.09.2015 р. воно було переведено до низки нечинних.

Проте в жодному нормативно-правовому акті не вказується, що транспортні квитки можна придбати лише після видання наказу про відрядження , а особливо в разі, коли відрядження є терміновим. Тобто в наведеному випадку немає підстав не оплачувати авіаквитки, оскільки вони були придбані завчасно (до видання наказу про відрядження). Звісно, для відшкодування витрат на авіаквитки  відряджений працівник має надати всі необхідні документи. Так, зокрема, для підтвердження витрат на придбання електронного авіаквитка для відрядження працівників підприємства знадобляться такі документи:

• оригінал розрахункового чи платіжного документа, що підтверджує здійснення розрахункової операції в готівковій або безготівковій формі (платіжне доручення, розрахунковий чек, касовий чек, розрахункова квитанція, виписка з карткового рахунку, квитанція до прибуткового касового ордера);
• роздруківка на папері частини електронного авіаквитка з указаним маршрутом (маршрут/квитанція);
• оригінали відривної частини посадкових талонів пасажира ( див. лист МГУ ДФС від 21.01.2016 р. № 1501/10/28-10-06-11 ).

Щодо визнання наказу недійсним,  то це абсолютно не передбачено. Наказ можна взагалі скасувати (для цього потрібно видати відповідний наказ) або внести зміни до нього (наприклад, змінити дати відрядження).

Отже, у згаданій ситуації вартість авіаквитків відшкодовують (за наявності підтвердних документів), і підстав змінювати чи скасовувати наказ про відрядження немає . Той факт, що працівник  завчасно замовив авіаквитки, може свідчити лише про те, що він знав про те відрядження, яке планується, і перестрахувався про квитки.

По матеріалам: «ІНТЕРАКТИВНА БУХГАЛТЕРІЯ»