Складаємо графік відпусток на 2017 рік

Щорічна відпустка надається працівникам відповідно до графіка відпусток, який складається на початку кожного календарного року. У які строки треба його скласти і які нюанси потрібно врахувати під час його складання?

Чи обов’язково складати графік відпусток

Обов’язок роботодавця затверджувати графік відпусток працівників закріплено в ч. 4 ст. 79 КЗпП і ч. 10 ст. 10 Закону України «Про відпустки» від 15.11.1996 р. № 504/96-ВР ( далі — Закон про відпустки ). Цими нормами передбачено , що черговість надання відпусток визначається графіками, які затверджує роботодавець за погодженням із виборним органом первинної профспілки (чи її представником) або іншим уповноваженим на представництво трудовим колективом органом.

Складання графіка відпусток є не лише вимогою законодавства, він є конче необхідним документом для організації роботи підприємства. Пояснімо.

По-перше , потрібно спланувати діяльність підприємства й роботу працівників таким чином, щоб відпустки працівників не завадили повноцінній роботі й організації виробничого процесу.

По-друге , саме графік відпусток є документом, на підставі якого розраховують плановий фонд оплати відпусток у 2017 році, а також коефіцієнт резервування для забезпечення відпусток. Адже суму забезпечення на оплату відпусток визначають щомісяця як добуток фактично нарахованої зарплати з урахуванням ЄСВ і відсотка (коефіцієнта резервування) (п. 14 П(С)БО 11 «Зобов’язання»). А створений резерв відпусток можна використати лише на оплату тих відпусток, для забезпечення яких він створювався (п. 17 П(С)БО 11 ). Виходить, що дані з графіка відпусток певною мірою впливають і на бухгалтерський облік оплати відпусток.

По-третє , роботодавець повинен довести графік відпусток до відома працівників, що прямо передбачено ч. 4 ст. 79 КЗпП . Під час складання графіків ураховуються інтереси виробництва, особисті інтереси працівників і можливості їх відпочинку.

Зверніть увагу

Мінпраці вважає, що графіки відпусток повинні складати і фізособа-підприємець, яка має найманих працівників, і підприємство, навіть якщо на ньому працює 3 особи ( див. листи Мінпраці від 13.05.2010 р. № 140/13/116-10 , Мінсоцполітики від 29.07.2015 р. № 191/10/136-15 ).

Отже, усі роботодавці повинні скласти графіки відпусток і довести їх до відома працівників в установлені строки. Адже положення КЗпП і Закону про відпустки поширюються на всіх громадян, які перебувають у трудових відносинах із підприємствами, установами, організаціями незалежно від форм власності, виду діяльності й галузевої належності, а також, чи працюють за трудовим договором у фізособи (незалежно від того, скільки осіб у них працює).

Коли потрібно скласти графік відпусток

КЗпП і Закон про відпустки не надають відповіді на це питання. Але вона міститься в Типових правилах для робітників і службовців підприємств, установ, організацій, затверджених постановою Держкомпраці від 20.07.1984 р. № 213 ( далі — Типові правила № 213 ), які застосовують у частині, що не суперечить Конституції та законам України ( див . лист Мінсоцполітики від 12.07.2013 р. № 3187/0/10-13/13 ).

Відповідно до п. 20 згаданих Правил , графік відпусток складається на кожен календарний рік не пізніше 5 січня поточного року . Але встановлення пізнішої дати складання графіка не буде порушенням, якщо вона зазначена в колдоговорі, правилах внутрішнього розпорядку підприємства, іншому нормативному акті підприємства чи в правилах діловодства (графіку документообігу). На практиці графік відпусток часто складають іще до початку року, адже працівники можуть забажати використати своє право на відпустки вже під час новорічних свят.

Для яких відпусток складають графік

На перший погляд, здавалося б, графік відпусток повинен включати лише щорічні основні та додаткові відпустки, адже в ст. 79 КЗпП і ст. 10 Закону про відпустки йдеться саме по ці види відпусток. Однак до графіка відпусток має сенс включити й відпустки на дітей, передбачені ст. 19 Закону про відпустки . Адже ці відпустки теж підлягають накопиченню, та для них розраховують забезпечення (резерв відпусток).

Спеціалісти ж Мінсоцполітики вважають , що всі обов’язкові оплачувані відпустки потрібно включати до графіка відпусток, окрім хіба що навчальних, які спрогнозувати складно (вони залежать від організації навчального процесу). Не варто, мабуть, включати до графіка відпусток і відпустки, що надаються для участі в спортивних змаганнях, і творчі відпустки.

А ось оплачувані додаткові відпустки чорнобильцям та учасникам бойових дій варто запланувати в графіку відпусток. Єдине — у графіку відпусток слід виділяти окремо різні види відпусток.

Форма графіка відпусток

Графік відпусток — це локальний нормативний акт підприємства, установи, організації, який визначає черговість надання оплачуваних відпусток у календарному році, який містить відомості про розподіл часу відпусток між працівниками всіх структурних підрозділів.

Форма графіка відпусток не визначена чинним законодавством, тому його складають у довільній формі ( див. лист Мінсоцполітики від 29.07.2015 р. № 191/10/136-15 ). Тож роботодавець може самостійно розробити форму такого документа для використання.

У графік відпусток включають усіх працівників, які трудяться на підприємстві (у підприємця) за трудовими договорами, у т.ч. за строковими трудовими договорами, а також сумісників і сезонних працівників.

У графіку відпусток можна вказувати на розсуд роботодавця:

місяць початку та місяць закінчення відпустки ( див. зразок 1 )

або

конкретну дату початку (можна й закінчення) відпустки ( див. зразок 2 ).

Але в обох випадках варто вказати інформацію про кількість календарних днів відпустки, урахувавши заодно й можливість поділу щорічної відпустки на частини (із безперервною її частиною не менш ніж 14 к.дн.). Без цієї інформації дуже складно буде спланувати і роботу підприємства, і визначити абезпечення відпусток на поточний рік.

Зауважимо , що у формі графіка відпусток можна також передбачити графи:

для підпису працівника, що підтверджує факт його ознайомлення з графіком відпусток;
для відмітки інформації про використання відпустки чи її перенесення, фактичний час надання, про заплановані на поточний рік, але невикористані відпустки.

Конкретний період надання щорічних відпусток узгоджується (у межах установлених графіком відпусток) між працівником і роботодавцем, який повинен повідомити працівника про початок відпустки не пізніше ніж за 2 тижні до встановленого графіком строку ( Закону про відпустки ).

Якщо ж дату початку відпустки було відразу узгоджено й указано в графіку відпусток, то роботодавець усе одно повинен повідомити працівника не пізніше як за 2 тижні про дату початку відпустки.

Особливості складання графіка відпусток

Під час складання графіків відпусток ураховуються інтереси виробництва, особисті інтереси працівників і можливості для їхнього відпочинку.

Як уже мовилося, до графіка включають усі види щорічних відпусток, але можна включати й інші оплачувані відпустки. Під час надання щорічних відпусток ураховують, що деяким категоріям працівників щорічні відпустки надаються в зручний для них час.

Нагадаємо

За бажанням працівника, на отримання щорічної відпустки в зручний для нього час мають право:

особи віком до 18-ти років;
інваліди;
жінки — перед відпусткою у зв’язку з вагітністю та пологами чи після неї;
жінки, які мають 2-х і більше дітей віком до 15-ти років або дитину-інваліда;
одинокі матері (батьки), які виховують дитину без батька (матері), опікуни, піклувальники чи інші самотні особи, які фактично виховують одну дитину (або більше) віком до 15-ти років за відсутності батьків;
дружини (чоловіки) військовослужбовців;
ветерани праці й особи, які мають особливі трудові заслуги перед Батьківщиною;
ветерани війни, особи, які мають особливі заслуги перед Батьківщиною, а також особи, на яких поширюється чинність Закону України «Про статус ветеранів війни, гарантії їх соціального захисту»;
батьки — вихователі дитячих будинків сімейного типу;
у решті випадків, передбачених законодавством, колективним або трудовим договором.

(ч. 13 ст. 10 Закону про відпустки )

А ще потрібно врахувати в графіку відпусток, що деяким працівникам надаються щорічні відпустки повної тривалості до настання 6-місячного строку безперервної роботи в перший рік роботи на підприємстві за їх бажанням.

Нагадаємо

Щорічні відпустки повної тривалості до настання 6-місячного строку безперервної роботи в перший рік роботи на підприємстві за бажанням працівника надаються:

1) жінкам — перед відпусткою у зв'язку з вагітністю й пологами чи після неї, а також жінкам, які мають 2-х і більше дітей віком до 15-ти років або дитину-інваліда;

2) інвалідам;

3) особам віком до 18-ти років;

4) чоловікам, дружини яких перебувають у відпустці у зв'язку з вагітністю й пологами;

5) особам, звільненим після проходження строкової військової служби, військової служби за призовом під час мобілізації, на особливий період, військової служби за призовом осіб офіцерського складу чи альтернативної (невійськової) служби, якщо після звільнення зі служби вони були прийняті на роботу протягом 3-х місяців, не враховуючи часу переїзду до місця проживання;

6) сумісникам — одночасно з відпусткою за основним місцем роботи;

7) працівникам, які успішно навчаються в навчальних закладах і бажають приєднати відпустку до часу складання іспитів, заліків, написання дипломних, курсових, лабораторних й інших робіт, передбачених навчальною програмою;

8) працівникам, які не використали за попереднім місцем роботи повністю або частково щорічну основну відпустку й не одержали за неї грошової компенсації;

9) працівникам, які мають путівку (курсівку) для санаторно-курортного (амбулаторно-курортного) лікування;

10) батькам — вихователям дитячих будинків сімейного типу;

11) у решті випадків, передбачених законодавством, колективним або трудовим договором.

(ч. 7 ст. 10 Закону про відпустки )

Зверніть увагу

Перед складанням графіка відпусток слід перевірити, чи всі відпустки за попередні робочі (календарні) роки використані працівниками. Невикористані відпустки також ураховуються під час складання графіка відпусток на поточний рік. Адже, у разі якщо відпустка не була використана в поточному році, вона переноситься на наступний рік.

Під час розробки графіка відпусток слід зважати на те, що невикористану частину щорічної основної відпустки має бути надано працівнику, як правило, до кінця робочого року, але не пізніше 12-ти місяців після закінчення робочого року, за який надається відпустка. А щорічну додаткову відпустку, передбачену ст.ст. 7 і 8 Закону про відпустки, — до закінчення робочого року (ч. 5 ст. 80 КЗпП ).

Як уже зазначалося, на прохання працівника щорічна відпустка може бути поділена на частини, але основна безперервна її частина має становити не менш як 14 календарних днів (ч. 1 ст. 12 Закону про відпустки ). Тож побажання працівників щодо поділу відпустки на частини, погоджені з роботодавцем і безпосереднім керівником, також мають бути враховані в графіку відпусток.

Порядок складання й оформлення графіка відпусток

Перш ніж приступити до складання графіка відпусток, з'ясовують побажання працівників (коли саме вони бажають скористатися відпустками).

Для цього можна зробити, наприклад , опитування, оформивши його у вигляді опитувальних листів. А вже на їх підставі скласти приблизні графіки — для підрозділів підприємства та загальний графік — по підприємству. Опитування доцільно проводити в письмовій формі з підтвердженням згоди працівника його підписом. У такому разі в роботодавця лишаться докази, що період відпустки узгоджений із працівником.

На практиці узгодження періодів відпусток відбувається спочатку з безпосередніми керівниками на рівні структурних підрозділів. Адже у зв’язку з відсутністю працівника, який перебуває у відпустці, виконання його функцій та обов’язків мають забезпечити його колеги.

Після з'ясування побажань працівника щодо періоду надання відпустки в поточному році й погодження цих строків із безпосередніми керівниками складають графік відпусток. Послідовність дій така:

1) керівники підрозділів складають проекти графіків відпусток (за кожним підрозділом) з урахуванням побажань працівників і забезпечення повноцінної роботи підрозділу;

2) спеціаліст кадрової служби чи інший працівник, відповідальний за ведення кадрового обліку на підприємстві, складає зведений проект графіка відпусток загалом по підприємству;

3) графік відпусток погоджують із виборним органом первинної профорганізації (профспілковим представником) або вповноваженим трудовим колективом органом;

4) керівник підприємства затверджує графік відпусток;

5) графік відпусток доводиться до відома всіх працівників.

Графік відпусток захищає права і працівника, і роботодавця

Затвердження графіка відпусток не лише гарантує працівнику надання щорічної відпустки в узгоджений між ним і роботодавцем строк, а й захищає інтереси самого роботодавця.

Наприклад , працівник передумав брати відпустку, не маючи для цього об’єктивних причин, чи просто відмовляється використати надане йому право на відпочинок (щорічну відпустку).

Тоді за наявності графіка відпусток роботодавець може в межах установленого ним періоду відпустки без заяви працівника видати наказ про надання йому відпустки, повідомивши працівника про її початок не пізніше ніж за 2 тижні до дати початку відпустки. Адже прийняття рішення про надання чи ненадання щорічної відпустки належить саме до компетенції роботодавця ( див . лист Мінсоцполітики від 21.06.2012 р. № 207/13/116-12 ).

Згідно зі ст. 139 КЗпП , працівники зобов’язані своєчасно й точно виконувати розпорядження (накази) роботодавця. За їх невиконання працівника можна притягти до дисциплінарної відповідальності. І в разі якщо працівник відмовляється виконувати наказ керівника (про надання й використання відпуски в узгоджений строк) без об’єктивних на те причин або без пояснень, роботодавець має право застосувати до такого працівника дисциплінарне стягнення у вигляді догани.

Зверніть увагу

Забороняється ненадання щорічних відпусток повної тривалості протягом 2-х років поспіль, а також ненадання їх протягом робочого року особам віком до 18-ти років і працівникам, які мають право на щорічні додаткові відпустки за роботу зі шкідливими та важкими умовами чи з особливим характером праці.

(ч. 5 ст. 11 Закону про відпустки )

Але про вину працівника можна говорити, якщо він відмовляється виконувати наказ керівника про надання йому відпустки в обумовлений графіком відпусток строк без поважних на те причин.

Якщо ж працівник відмовляється брати щорічну відпустку (трапляється й таке), а роботодавець не вживає жодних заходів, то відповідати за ненадання щорічної відпустки працівнику доведеться вже роботодавцю.

Ненадання щорічних відпусток у строки, визначені Законом по відпустки та КЗпП , є грубим порушенням законодавства про працю, за що роботодавця може бути притягнено до відповідальності ( див. лист Мінсоцполітики від 24.12.2013 р. № 152/13/82-13 ).

Тому за ненадання щорічних відпусток можуть загрожувати:

підприємству (підприємцю) — штраф (за порушення трудового законодавства), передбачений ст. 265 КЗпП , — у розмірі мінзарплати (у 2017 році — 3200 грн). Не виключено, що посадовці Держпраці можуть розглядати таке порушення як недотримання державних мінімальних гарантій , передбачених ст. 12 Закону України «Про оплату праці» від 24.03.1995 р. № 108/95-ВР , і тоді штраф становитиме вже 3 мінзарплати за кожного працівника, щодо якого скоєно порушення;
посадовим особам роботодавця, фізособам-підприємцям — адміністративний штраф (за інші порушення вимог законодавства про працю), передбачений ст. 41 КпАП , — у розмірі від 510 до 1700 грн (повторно — від 1700 до 5100 грн);
посадовим особам (якщо суд їх визнає винними в ненаданні відпустки, а їх дії кваліфікують як грубе порушення законодавства про працю) — штраф від 34000 грн до 51000 грн або позбавлення права обіймати певні посади чи займатися певною діяльністю на строк до 3-х років, або виправні роботи — на строк до 2-х років (ч. 1 ст. 172 Кримінального кодексу України ).

Відповідальність за відсутність графіка відпусток

Контроль за дотриманням законодавства про працю, у т.ч. законодавства про відпустки, здійснюють Держпраці та її територіальні органи.

Відсутність графіка відпусток вони розглядають як «інші порушення вимог законодавства про працю» . За таке порушення передбачені фінансові санкції відповідно до ст. 265 КЗпП у вигляді штрафу в розмірі мінімальної заробітної плати (у 2017 році — 3200 грн).

У разі порушення роботодавцем норм законодавства про працю за результатами перевірки посадові особи Держпраці складають також протоколи про адміністративні правопорушення.

Відсутність графіка відпусток — це, згідно із ч. 1 ст. 41 КпАП , інші порушення вимог законодавства про працю , за які передбачено адмінштраф у розмірі від 510 до 1700 грн, а за повторне протягом року вчинення такого порушення — від 1700 до 5100 грн.

Справи про адміністративні правопорушення, передбачені ст. 41 КпАП , розглядають районні, районні в містах, міськрайонні та міські суди (ч. 1 ст. 221 КпАП ).

Редакція газети

«Інтерактивна бухгалтерія»

печать отправить