Тонкости использования инвалюты в командировке

У поточному матеріалі розглянемо питання використання інвалюти під час відрядження, зокрема, ми надамо відповіді на такі запитання:

• у якій валюті слід видавати аванс на відрядження?
• якщо валюта витрат на відрядження відрізняється від валюти авансу, як її перевести у валюту авансу?
• як скласти авансовий звіт, якщо під час відрядження витрачено декілька інвалют?

У якій валюті слід видавати аванс на відрядження

Відправляючи працівника у відрядження, йому слід видати аванс на відрядження в межах суми, достатньої для оплати проїзду, найму житла, та добові (ст. 121 Кодексу законів про працю України й п. 4 р. І Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон, у редакції наказу Мінфіну України від 17.03.2011 р. № 362 , далі — Інструкція про відрядження ).

Підкреслимо: для госпрозрахункових підприємств Інструкція про відрядження є довідковим (допоміжним) документом. Її норми для них не обов’язкові для застосування. Про таку специфіку застосування вказаного нормативного акта періодично наголошують і податківці ( див. , скажімо, лист від 03.07.2013 р. № 6091/6/99-99-22-02-04-15/169 ).

Відповідно до п. 5 р. ІІІ Інструкції про відрядження , у разі відправлення працівника в закордонне відрядження йому  слід видати аванс у валюті тієї держави, до якої направляють працівника, або ж в еквіваленті цієї суми у  вільноконвертованій валюті ( наприклад , дол. США, євро).

Як перевести валюту авансу у валюту країни відрядження

На практиці, у переважній більшості випадків, аванс у готівковій формі видають відрядженому працівнику не у валюті країни відрядження, а у вільно конвертованій валюті ( наприклад , дол. США, євро). Однак працівник під час відрядження в такому разі, через зрозумілі причини, несе витрати у валюті країни відрядження.

Тоді постає закономірне запитання: як суми, понесені у валюті країни відрядження, перевести у валюту авансу, щоб потім сформувати облікові показники?

Тут можуть бути такі ситуації з розвитком подій.

Ситуація 1. Отриманий  аванс у вільно конвертованій валюті працівник у країні відрядження обміняв у банку (чи обміннику) на інвалюту країни відрядження. Після повернення з відрядження разом з авансовим звітом він подав документ, у якому зазначено курс обміну вільно конвертованої валюти авансу на валюту країни відрядження. У такій ситуації для переведення інвалюти понесених витрат, що працівник зазнав у валюті країни відрядження, у валюту виданого авансу, достатньо суму інвалюти країни відрядження поділити на обмінний курс, указаний у документах, що фіксують обмін валют.

Ситуація 2. Працівник отримав від підприємства аванс у вільно конвертованій валюті й потім за місцем відрядження обміняв інвалюту авансу на валюту країни відрядження. Але, на жаль, працівник не надав бухгалтерії жодних документів, у яких зазначено, за яким курсом він обмінював валюту авансу на валюту країни відрядження.

Що робити в такій ситуації? Тут стане в пригоді абз. 2 п. 19 р. III Інструкції про відрядження . Так, у ньому прописано : якщо відсутні підтвердні документи про обмін інвалюти авансу на інвалюту країни відрядження, то перерахунок витрат, здійснених у відрядженні, треба  проводити, виходячи з крос-курсу, розрахованого за офіційним обмінним валютним курсом, установленим НБУ на день затвердження авансового звіту .

Наразі в чинних нормативних актах розшифрування терміна «крос-курс» немає. У п. 1.5 Правил здійснення конверсійних операцій з готівковою іноземною валютою уповноваженими банками, затверджених постановою НБУ від 25.03.1996 р. № 68, що нині втратили чинність, указано, що під крос-курсом слід розуміти співвідношення між двома валютами, котре визначено через їх курс до третьої валюти.

Таким чином, за відсутності підтвердних документів про обмін витрати, понесені відрядним працівником в інвалюті країни відрядження, переводять в інвалюту авансу, за допомогою крос-курсу, розрахованого через гривню відповідно до курсів НБУ на дату затвердження авансового звіту.

На жаль, НБУ встановлює офіційні курси не для всіх інвалют світу. Виникає запитання: як бути в цьому разі? Ми вважаємо, слід орієнтуватися на крос-курс відповідної валюти до дол. США, визначений на міжнародних валютних ринках, у т.ч. тих, що публікує газета Financial Times. Опосередковано на це вказує пп. «г» п. 3 Положення про встановлення офіційного курсу гривні до іноземних валют та курсу банківських металів, затверджене постановою Правління НБУ від 12.11.2003 р. № 496 , і лист НБУ від 09.04.2008 р. № 13-416/1598 . Підкреслимо: такий крос-курс треба брати саме на дату затвердження авансового звіту.

Ситуація 3. Трапляються ситуації, коли аванс на відрядження не видають готівкою, а перераховують на інвалютну корпоративну банківську платіжну картку. У такому разі працівник під час закордонного відрядження всі розрахунки здійснював за допомогою корпоративної банківської платіжної картки або ж знімав готівку з неї та, відповідно, проводив такі операції в інвалюті іншій, аніж у валюті карткового рахунка. У такому випадку інвалюту витрат бухгалтеру слід перевести в інвалюту виданого авансу за допомогою конвертаційного курсу обміну, котрий застосовував банк, який обслуговує підприємство, під час проведення операції конвертації інвалюти. Інформацію про такий курс можна отримати в обслуговуючому банку.

Як скласти авансовий звіт, якщо під час відрядження використано декілька валют

Якщо під час відрядження витрачено декілька валют, то теоретично  можливі 2 шляхи звітування:

1) можна скласти мультивалютний авансовий звіт, до якого одночасно вписати різні відрядні валюти (валюту авансу та валюту країни відрядження);

2) можна оформити два авансових звіти: один — який фіксуватиме витрати ( наприклад , у дол. США), другий — фіксуватиме витрати ( наприклад , у польських злотих). Погоджуємося, це нестандартний варіант, до якого всі звикли, але він не заборонений законодавством, хоча прямо й не передбачений. Тому якщо для когось такий спосіб зручніший, то можна сміливо ним послуговуватися.

Пам’ятайте: в авансовому звіті інвалютні відрядні витрати потрібно фіксувати у відповідних валютах і дублювати в гривнях по відповідному курсу.

Тарас ЛИШАК,

незалежний бухгалтер-експерт

По матеріалам: «ІНТЕРАКТИВНА БУХГАЛТЕРІЯ»