Представительские расходы в налоговых расходах предприятия

Говорят, что гора с горой не сходится, а человек с человеком всегда встретится. Особенно если встреча специально организована, а дата и место — предварительно согласованы.

Речь идет, конечно, не о частных встречах, а о встречах и приемах с участием представителей других субъектов хозяйствования, которые устраивают предприятия — для поддержки и развития существующих деловых отношений, а также для налаживания нового взаимовыгодного сотрудничества, поиска новых рынков сбыта товаров, работ или услуг. Затраты на организацию и проведение таких представительских мероприятий общепринято считать представительскими расходами.

Итак, проанализируем, какие именно затраты можно обоснованно «подвести» под статью представительских расходов, какими документами следует обеспечиться (чтобы уменьшить страх и риск) и как отразить хозяйственные операции в учете

Сразу отметим, что НКУ не содержит ни определения понятия «представительские расходы», ни конкретного перечня расходов, которые в целях обложения налогом на прибыль можно отнести к представительским (отсутствуют также специальные ограничения, что в принципе — хорошо). Нет такого понятия и в нормативных документах по бухгалтерскому учету ¹ и других законах ² .

Следовательно, если исходить из принципа — «разрешено все, что прямо не запрещено законом», то при отнесении затрат к представительским расходам предприятия могут действовать по собственному усмотрению, но при этом придерживаться общих требований о признании налоговых расходов.

В то же время, если предположить, что в отношении представительских расходов существует пробел права, то для его преодоления можно применить специальный нормативный акт (хоть и не закон), который регулирует сходные отношения в бюджетных учреждениях. Речь идет о Приказе № 1026. В письме ГНСУ от 22.11.2012 г. № 5743/0/61-12/15-1415 также подтверждается: предприятия, не относящиеся к бюджетным учреждениям, упомянутый документ «могут использовать как вспомогательный (справочный)».

Так вот, если применить правовые нормы Приказа № 1026, то представительские расходы — это расходы на прием и обслуживание иностранных представителей и делегаций, прибывших по приглашению для проведения переговоров с целью осуществления международных связей, установления и поддержания взаимовыгодного сотрудничества.

Единственное, что для предприятий, которые не относятся к бюджетным, нет оснований ограничивать участие в представительских мероприятиях
(и, соответственно, расходах) только иностранными представителями и делегациями, то есть резидентство участников значения иметь не должно. Ведь «установление и поддержание взаимовыгодного сотрудничества» важно не только во внешнеэкономической деятельности предприятия, но и в предпринимательской деятельности в пределах Украины.

Считаем также, что представительские мероприятия могут проводиться не только по основному месту нахождения предприятия-организатора, но и на любой другой территории — в Украине или за ее пределами ³ . Важно, чтобы при этом сохранялся их представительный статус — на организованном приеме или встрече должны присутствовать представители или делегации других предприятий (организаций), с которыми у предприятия уже существуют или планируются для налаживания связи, сотрудничество и деловые отношения.

Какие виды расходов можно отнести к представительским

Учитывая нормы Приказа № 1026, к представительским расходам можно отнести расходы, связанные с:

• проведением официального приема (завтрака, обеда, ужина) представителей (или другого аналогичного представительского мероприятия, в т.ч. расходы на аренду и оформление помещения, музыкальное сопровождение, цветы и сувениры для участников и т.д. — прим.автора);

• транспортным обеспечением (доставкой представителей к месту проведения представительского мероприятия и обратно — прим. автора);

• мероприятиями культурной программы (посещение экскурсий, театров, музеев, выставок, концертов и т.д. — прим. автора);

• буфетным обслуживанием во время переговоров (как в офисе предприятия, так и вне его пределов — в кафе или ресторане — прим. автора);

• оплатой услуг переводчика, не состоящего в штате предприятия (для обеспечения перевода во время проведения представительских мероприятий с участием зарубежных делегаций — прим. автора);

• оплатой номеров в гостиницах (в т.ч. расходы, связанные с бронированием номеров в гостиницах).

По мнению автора, к расходам, связанным с транспортным обеспечением с целью доставки представителей к месту проведения мероприятия и обратно, не должны включаться расходы на проезд представителей с места их постоянного местонахождения (другого населенного пункта или страны), поскольку данные расходы могут включаться в их расходы на командировку. То же самое можно утверждать относительно расходов, связанных с оплатой номеров в гостиницах. В то же время соглашением между организатором представительского мероприятия и предприятием-участником (или в приглашении на встречу) может быть предусмотрено, что все расходы (включая расходы на проезд и проживание) возлагаются на принимающую сторону.

Представительские расходы в налоговом учете

Относительно налогового учета по налогу на прибыль предприятий, то нормами пп. «а» пп. 138.10.2 НКУ предусмотрено относить к административным расходам, в частности, представительские расходы. Однако одновременно с этим существует норма пп. 139.1.1 НКУ, которая запрещает учитывать при определении налогооблагаемой прибыли расходы, не связанные с ведением хозяйственной деятельности, а именно: расходы на организацию и проведение приемов, презентаций, праздников и т.п. (кроме расходов, «связанных с осуществлением рекламной деятельности», которые регулируются нормами пп. 140.1.5 НКУ). А расходы на проведение рекламы, как вы знаете, относятся к расходам двойного назначения. То есть их включают к налоговым расходам только если они связаны с ведением хозяйственной деятельности.

С учетом совокупного действия перечисленных правовых норм можем сказать: представительские расходы в виде расходов на организацию и проведение приемов, презентаций, праздников, развлечений и отдыха могут попасть к налоговым расходам только если их оформлять как такие, которые связаны с рекламой (осуществлены с рекламной целью) . В налоговой декларации по налогу на прибыль предприятий, утвержденной Приказом № 1213 (далее — Декларация) они отражаются в строке 06.2 «Расходы на сбыт».

А все, что не будет связано с рекламными мероприятиями, но будет классифицироваться как представительские расходы, можно относить к административным расходам на основании пп. 138.10.2 НКУ. В Декларации их отражаютв строке 06.1 «Административные расходы» в том отчетном периоде, в котором они были осуществлены (п. 138.5, п. 138.10 НКУ).

Обратите внимание!

Сейчас не предусмотрено специального ограничения относительно размера включения представительских расходов в состав расходов в целях определения налогооблагаемой прибыли ⁴ .

Напомним

Пенсионный фонд Украины в письме от 15.06.2012 г. № 13862/03-20 подтвердил, что на выплаты подотчетным лицам предприятия, связанные с компенсацией представительских расходов, единый взнос на общеобязательное государственное социальное страхование не начисляется и не удерживается ⁵ .

В свою очередь в письме ГНСУ от 22.11.2012 № 5743/0/61-12/15-1415 разъяснено, что в общий месячный (годовой) налогооблагаемый доход подотчетного лица (в целях налогообложения НДФЛ) не включаются средства (наличные, безналичные, использование корпоративных платежных карточек), полученные от работодателя под отчет на организацию и проведение приемов, презентаций, праздников, развлечений и отдыха, приобретение и распространение подарков (п. 170.9 НКУ). При этом обязательным условием является рекламная направленность расходов, осуществленных за счет таких средств, и их документальное подтверждение.

Обоснование представительских расходов в документах

В налоговом учете кроме требований относительно связи понесенных расходов с хозяйственной деятельностью существует еще одно: наличие подтверждающих первичных документов, обязательность ведения и хранения которых предусмотрена правилами ведения бухгалтерского учета, и других документов, установленных разделом II НКУ (пп. 139.1.9, п. 138.2, п. 44.2 НКУ).

В письме ГНСУ от 22.11.2012 г. № 5743/0/61-12/15-1415 рекомендуют подтверждать расходы на проведение представительских мероприятий следующими документами:

• приказ о проведении представительского мероприятия;

• приглашения иностранных представителей (делегаций) и их ответы (в виде писем, переданных и полученных посредством почтовой, факсимильной и электронной связи — прим. автора);

• смета расходов;

• акты выполненных работ, накладные на отпуск продукции, товаров со склада (документы из гостиниц, предприятий общественного питания, экскурсионных бюро, транспортных компаний, договоры аренды помещений и т.п. — прим. автора);

• отчет о проведенном мероприятии и фактических расходах (в котором отражаются цель представительного мероприятия, результат проведения, дата и место проведения, состав приглашенных, участники от принимающей стороны, фактически потраченная на представительские цели сумма — прим. автора);

• и т.п.

Мы в свою очередь (по усмотрению предприятия) предлагаем дополнить упомянутый перечень программой официального приема, встречи или иного представительного мероприятия, в которой перечислить участников — приглашенных лиц и назначить представителей предприятия, осуществляющих подготовку и организацию представительной встречи.

В случае когда проведение представительских мероприятий является обычной практикой для предприятия, целесообразно разработать и утвердить Положение о проведении представительских мероприятий, в котором конкретизировать порядок их проведения и оформления.

Зоряна КУРИЛЯК,

юрист, эксперт по вопросам
налогообложения и бухгалтерского учета

Список использованных нормативно-правовых актов:

НКУ — Налоговый кодекс Украины.

Закон о бухучете — Закон Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» от 16.07.1999 г. № 996-XIV.

Закон о прибыли — Закон Украины «О налогообложении прибыли предприятий» от 28.12.1994 г. № 334/94-ВР.

Закон о ЕСВ — Закон Украины «О сборе и учете единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование» от 08.07.2010 г. № 2464-VI.

Приказ № 1026 — приказ Минфина «Об утверждении Норм средств на представительские цели бюджетных учреждений и порядка их расходования» от 14.09.2010 г. № 1026.

Приказ № 1213 — приказ Минфина «Об утверждении формы Налоговой декларации по налогу на прибыль предприятия» от 28.09.2011 г. № 1213.

Инструкция по статистике зарплаты — Инструкция по статистике заработной платы, утвержденная приказом Госкомстата Украины от 13.01.2004 г. № 5.

¹ Ведь согласно пп. 14.1.84 НКУ другие термины для целей раздела III НКУ используются в значениях, определенных Законом о бухучете и национальными и международными положениями (стандартами) финансовой отчетности, положениями (стандартами) бухгалтерского учета.

² Поскольку на основании п. 5.3 Н КУ другие термины, которые применяются в НКУ и не определяются им, используют в значениях, установленных другими законами.

³ Заметим, что нормативные документы НБУ разрешают использовать наличную иностранную валюту (и денежные средства с корпоративных карточек) на представительские расходы (организацию официальных мероприятий за рубежом).

⁴ Ведь раньше согласно требованиям пп. 5.4.4 Закона о прибыли представительские расходы относились к валовым расходам в сумме, не превышавшей 2% от налогооблагаемой прибыли налогоплательщика за прошлый отчетный год.

⁵ Основываясь на нормах п. 1 ч. 1 ст. 7 Закона о ЕСВ и Инструкции по статистике зарплаты .

По материалам: www.interbuh.com.ua