Авансовый отчет: порядок заполнения, сроки возврат неиспользованных средств

В каких случаях составляют авансовый отчет

Как следует из пп. 170.9.3 НКУ и Порядка № 1276, Отчет об использовании средств, выданных на командировку или под отчет (далее — авансовый отчет) придется составлять, если работнику выдавали аванс на командировку или средства под отчет на хозяйственные (производственные) цели, на расходы, связанные с исполнением некоторых гражданско-правовых действий . Кроме того, такой отчет составляют, когда работник потратил собственные средства во время командировки или на хозяйственные нужды. На сроки отчетности влияет форма и способ расчета.

Сроки сдачи отчета в зависимости от порядка расчетов

Для определения предельного срока для составления отчета за выданный на командировку аванс и средства, выданные под отчет, руководствуются пп.пп. 170.9.2 и 170.9.3 НКУ. Для наглядности приведем данную информацию в таблице.

Сроки отчетности в зависимости от порядка и форм расчетов

Таблица

Виды расходов и форм расчетов	Правовые нормы	Предельный срок отчетности	Примечания
Расходы в командировке
Средства, полученные как аванс на расходы, непосредственно связаны с командировкой:			аванс включает суточные, расходы на проезд и проживание
— через кассу предприятия	пп. «а» пп. 170.9.2 НКУ , п.п. 2.11 Положения № 637	до окончания пятого банковского дня, следующего за днем окончания командировки	в этот же срок нужно вернуть сумму излишне израсходованных средств
— с применением корпоративных платежных карточек	пп. «а» пп. 170.9.3 НКУ, п.п. 2.11, 2.12 Положения № 637	до окончания третьего банковского дня, следующего за днем завершения командировки
— с применением личных платежных карточек (аванс перечислен на личный карточный счет работника)	пп. 170.9.2 НКУ, п.п. 2.11, 2.12 Положения № 637	до окончания пятого банковского дня,следующего за днем* завершения командировки	ГНСУ настаивает в письме от 06.02.2012 г. № 2292/6/23-50.0214, что до окончания третьего банковского дня
Наличные средства, полученные для расчетов в командировке на:
— закупку сельхозпродукции и на заготовку вторсырья, кроме металлолома	пп. «б» пп. 170.9.2 НКУ п.п. 2.11 Положения № 637	до окончания пятого банковского дня, следующего за днем закупки**, но не позднее 10 рабочих дней со дня выдачи таких средств	если одновременно выданные средства на командировку и для решения во время его хозяйственных вопросов, срок можно продлить до завершения командировки
— прочие хозяйственные (производственные) нужды	п.п. 2.11 Положения № 637	на следующий день после получения средств под отчет
Проведение безналичных расчетов в командировке:
— с применением корпоративных платежных карточек	пп. «б» пп. 170.9.3 НКУ, п.п. 2.11, 2.12 Положения № 637	не превышает 10 банковских дней
— с применением корпоративных платежных карточек (при наличии уважительных причин)		работодатель (самозанятое лицо) может его продлить до 20 банковских дней	до выяснения — в случае выявления расхождений между соответствующими отчетными документами

* Буквально читая пп.пп. 170.9.2 и 170.9.3 НКУ, можно сделать вывод, что отчитываться нужно до окончания пятого банковского дня, следующего за днем завершения командировки.

** Или за днем, в котором налогоплательщик завершает выполнение отдельного гражданско-правового действия по поручению и за счет лица.

Относительно сдачи отчетности по средствам, полученным с личной платежной карточки, — существуют две точки зрения. Одна вырисовывается, если буквально читать пп. 170.9.2 НКУ : отчитываться за наличность, снятую с личной платежной карточки и израсходованную на командировку, нужно точно так же, как и за выданную из кассы предприятия — до окончания пятого банковского дня, наступившего после дня завершения командировки. Однако ГНСУ в вышеупомянутом письме настаивает, что в случае получения средств из личной платежной карточки отчитываться следует до окончания третьего банковского дня после завершения командировки. На это указывает и абз. 4 п. 2 Порядка № 1276. Тем, кто не желает спорить с налоговыми органами, лучше придерживаться трехдневного срока отчетности. А тем, кто хочет отстоять свою позицию перед налоговиками, могут помочь п. 56.21 и пп. 4.1.4 НКУ , согласно которым при наличии противоречий норм в самом НКУ вопрос решается в пользу налогоплательщика.

Как заполнять авансовый отчет

Шаг 1. Работник, который вернулся из командировки и должен отчитаться за израсходованные в командировке средства, составляет авансовый отчет, заполняя большинство данных в нем, кроме нескольких позиций, которые заполняет руководитель и бухгалтер. Лицо, которое вернулось из командировки, также должно на обратной стороне бланка авансового отчета вписать все документы, подтверждающие расходы в командировке (или на хозяйственные нужды) с расшифровкой даты, суммы, кому и за что заплачено.

Шаг 2.Бухгалтер принимает авансовый отчет для проверки под расписку, указывая сумму и количество документов, предоставленных у отчету. Он же заполняет информацию об остатке и перерасходе средств и бухгалтерские проводки.

Также он делает отметку о проверке отчета, указывая сумму, дату и проставляя свою подпись.

Шаг 3. Руководитель утверждает отчет, указав сумму прописью, дату его утверждения и завизировав его.

Шаг 4.В случае невозврата или несвоевременного возврата остатка подотчетных (излишне израсходованных) средств бухгалтер (уже после утверждения авансового отчета) проводит расчет суммы налога, подлежащего удержанию, и ознакамливает работника с указанным расчетом под роспись.

Излишне израсходованные средства: кто и как рассчитывает сумму НДФЛ

Напомним!

Налогоплательщик должен вернуть излишне израсходованные средства ¹ в кассу или на банковский счет лица, которое их выдало, до или во время подачи авансового отчета (абз. 2 п. 2 Порядка № 1276).

В случае если работник вернулся из командировки, составил авансовый отчет, но не вернул излишне израсходованные средства, бухгалтер должен рассчитать сумму НДФЛ. И хотя в самой форме авансового отчета и п. 3 Порядка № 1276 указано, что такой расчет делают, когда средства не возвращены в течение месяца, на который приходится предельный срок их возврата,у налогоплательщика возникает обязанность обложить их НДФЛ сразу как только закончился установленный п. 170.9 НКУ срок для отчетности. Это следует из п. 164.2.11 НКУ.

Следует обратить внимание на особенности обложения НДФЛ таких средств: базу налогообложения для средств, излишне израсходованных налогоплательщиком на командировку, определяют с применением «неденежного» коэффициента: для ставки 15% — 1,176471, для 17% — 1,204819 (абз. 2 п. 164.5 НКУ). Такой коэффициент применяется для того чтобы увеличить доходы работника на сумму НДФЛ, которую следует удержать из излишне израсходованных средств (см.образец заполнения авансового отчета). То есть получается, что за работника сумму НДФЛ фактически уплачивает предприятие за счет собственных средств. На практике встречается и другой подход к обложению НДФЛ излишне израсходованных средств — за счет любого налогооблагаемого дохода работника (после его налогообложения) за соответствующий месяц, а при недостаточности — за счет налогооблагаемых доходов других отчетных периодов. О минусах, плюсах, рисках и правовых основаниях для обоих вариантов мы рассказывали в материале «Предприятие выплатило работнику суточные в размере 360 грн за каждый день: удерживать ли налог на доходы» .

Напоследок отметим, что согласно пп. 168.5 НКУ налогооблагаемый доход, который начисляется налоговым агентом, но не выплачивается (не предоставляется) налогоплательщику, подлежит удержанию и перечислению в бюджет в сроки, установленные НКУ для месячного налогового периода.

Светлана ЛИСТРОВАЯ,

шеф-редактор газеты «Интерактивная бухгалтерия»

Список использованных нормативно-правовых актов:

НКУ — Налоговый кодекс Украины.

Положение о кассовых операциях — Положение о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденное постановлением Правления НБУ от 15.12.2004 г. № 637.

Порядок № 1276 — Порядок составления Отчета об использовании средств, выданных на командировку или под отчет, утвержденный приказом Минфина от 05.12.2012 г. № 1276.

¹ Согласно п. 170.9 и пп. 164.2.11 НКУ, сумма превышения фактических расходов над их предельным размером, выплаченная работнику и не возвращенная им, будет считаться излишне израсходованными средствами, которые подлежат обложению НДФЛ.

По материалам: www.interbuh.com.ua