Аудиторская фирма ведет учет на предприятии: кто подписывает кассовые документы и отчетность?

ВОПРОС: Предприятие заключило договор с аудиторской фирмой о ведении бухгалтерского учета. Чьи подписи должны быть на отчетности и кассовых документах за главного бухгалтера (бухгалтера, кассира)?

ОТВЕТ: На кассовых документах должны быть подписи работников предприятия. В отчетности также может быть подпись аудитора.

Начнем с того, что для обеспечения ведения бухучета предприятие самостоятельно избирает формы его организации. Одной из таких форм является ведение на договорных началах бухгалтерского учета централизованной бухгалтерией или аудиторской фирмой (ч. 4 ст. 8 Закона Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» от 16.07.1999 г. № 996-XIV). Но поскольку данные бухгалтерского учета являются основой для целей налогообложения (п. 44.1 НКУ), то вопрос подписей на первичных документах и отчетности приобретает немаловажное значение. Давайте разберемся с тем, кто и где может оставлять подписи без негативных последствий для предприятия.

Подписи на кассовых документах

Кассовые документы должны оформляться в соответствии с требованиями, приведенными в Положении о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденном постановлением Правления НБУ от 15.12.2004 г. № 637 (далее — Положение о кассовых операциях). Данный норматив отмечает, что:

• прием наличных в кассу осуществляется по приходным кассовым ордерам, подписанным главным бухгалтером или лицом, уполномоченным руководителем предприятия (п. 3.3 Положения о кассовых операциях);

• документы на выдачу наличности должны подписывать руководитель и главный бухгалтер или работник предприятия, уполномоченный на это руководителем (п. 3.4 Положения о кассовых операциях).

Поэтому на кассовых документах должны стоять подписи руководителя, главного бухгалтера и кассира (в зависимости от требований к конкретному кассовому документу), которые являются РАБОТНИКАМИ предприятия. Данную позицию подтверждают и специалисты Нацбанка в письмах от 07.04.2008 г. № 11-113/1441-4464 и от 14.02.2012 г. № 11-117/708-1645.

Касательно аудиторов, то они не являются работниками предприятия, поэтому мы считаем, что они не имеют права ставить подпись за главбуха (кассира, бухгалтера) на кассовых документах.

Подписи на отчетности

Если предприятие хочет видеть в финотчетности подпись представителя аудиторской фирмы, то это возможно. В частности, Минфин не исключает возможности ее подписания представителями фирмы, предоставляющей бухгалтерские услуги на договорных началах (письмо Минфина Украины от 22.02.2010 г. № 31-34000-10-16/3801).

Относительно налоговой отчетности — НКУ не содержит ограничений для привлечения неработника предприятия к ее подписанию. Но для этого нужно обязательно в 10-дневный срок со дня взятия на учет или возникновения изменений в учетных данных налогоплательщиков подать в Налоговую сведения о главном бухгалтере (бухгалтере или ином лице, на которое возложены обязанности по ведению бухучета налогоплательщика) (п. 66.4 НКУ , п.п. 1.4, 1.8.6, 9.3 Порядка учета плательщиков налогов и сборов, утвержденного приказом Минфина Украины от 09.12.2011 г. № 1588).

Для этого используют форму № 1-ОПП с отметкой «Зміни». В ней указываются фамилия, имя, отчество и регистрационный номер учетной карточки налогоплательщика или серия и номер паспорта (если номер отсутствует по религиозным причинам) лица, которое будет вести бухучет на предприятии. Работник ли предприятия это или же аудиторской фирмы, в форме № 1-ОПП не отмечают.

Итак, представитель аудиторской фирмы может ставить подписи на налоговой и бухгалтерской отчетности. Однако для этого еще на стадии заключения договора обязательно нужно, чтобы данное лицо было четко указано в качестве ответственного за ведение бухучета, подписания и предоставления финансовой и налоговой отчетности.

Подписи при подаче электронной отчетности

Здесь все проще: если у юрлица отсутствует должность бухгалтера, электронные цифровые подписи (далее — ЭЦП) должностных лиц налагаются в следующем порядке (п. 7.1 р. ІІІ Инструкции по подготовке и предоставлению налоговых документов в электронном виде средствами телекоммуникационной связи, утвержденной приказом ГНАУ от 10.04.2008 г. № 233):

• первой — ЭЦП руководителя;

• второй — ЭЦП, являющаяся аналогом оттиска печати налогоплательщика.

То есть аудиторская фирма не может подписывать электронную налоговую отчетность. Ее специалисты только готовят последнюю на подпись руководителю юрлица.

Ответственность

Ответственность за непредоставление, нарушение порядка заполнения документов налоговой отчетности, нарушение сроков их предоставления контролирующим органам, недостоверность информации, приведенной в указанных документах, несут юрлица и их должностные лица (пп. 47.1.1 НКУ). Но аудитор не является должностным лицом предприятия, даже если информация о нем подавалась по форме № 1-ОПП. Поэтому он ответственности согласно НКУ не несет.

Иное дело, что гражданское законодательство предусматривает следующее: ущерб, причиненный заказчику невыполнением или ненадлежащим выполнением договора о предоставлении услуг за плату, подлежит возмещению исполнителем в случае наличия его вины, в полном объеме, если иное не установлено договором. Исполнитель, нарушивший договор о предоставлении услуг за плату при осуществлении им предпринимательской деятельности, несет ответственность за данное нарушение, если не докажет, что надлежащее исполнение оказалось невозможным вследствие непреодолимой силы, если иное не установлено договором или законом (ст. 906 ГКУ).

Поэтому штраф за нарушение уплатит юрлицо или его руководитель. И уже потом аудиторская фирма будет отвечать за причиненный ущерб, скажем, из-за несвоевременного предоставления отчетности, но уже перед юрлицом и только в рамках условий, определенных в договоре о предоставлении бухгалтерских услуг.

Сергей ГЛИНЯНЫЙ,

бухгалтер-эксперт

газеты «Интерактивная бухгалтерия»

По матер и алам: www.interbuh.com.ua