Компенсація за невикористану відпустку: нюанси розрахунків й обліку

Із розрахунком кількості днів і суми компенсації за невикористані дні відпустки зіштовхується кожен кадровик і бухгалтер. Найчастіше це відбувається саме під час звільнення працівників. Тому важливо правильно зробити розрахунок. Адже помилка може призвести до неповного розрахунку під час звільнення й, відповідно, до порушення законодавства про працю. Тож давайте з’ясуємо, які існують тонкощі обчислення суми компенсації та відображення їх в обліку

Коли виплачують компенсацію за невикористані дні відпустки

Відповідь на це запитання дає ст. 24 Закону про відпустки . У ній наведено вичерпний перелік випадків, у яких виплачують компенсацію за невикористані дні щорічної основної та додаткової відпусток, а також додаткової відпустки працівникам, які мають дітей. Таку компенсацію надають:

• під час звільнення працівника — грошову компенсацію виплачують за всі невикористані дні щорічної відпустки, а також додаткові відпустки працівникам, які мають дітей або повнолітню дитину-інваліда з дитинства підгрупи А I групи;

• у разі переведення працівника на роботу на інше підприємство — грошову компенсацію за відпустку за його бажанням можуть перерахувати на рахунок підприємства, на яке перейшов працівник (або виплатити під час звільнення);

• коли за бажанням працівника частина щорічної відпустки замінюється грошовою компенсацією — за умови, що тривалість наданої працівникові щорічної та додаткових відпусток — не менше ніж 24 календарних дні (таку компенсацію не надають за дні додаткових відпусток на дітей, останню можна отримати тільки під час звільнення);

• у разі смерті працівника — компенсацію за невикористані відпустки виплачують спадкоємцям.

Нагадаємо!

Терміну давності для виплати грошової компенсації за невикористані працівником дні відпустки не встановлено, тобто якщо працівник не брав щорічні та «дитячі» відпустки кілька років, під час звільнення компенсацію надають за всі роки (лист Мінпраці від 22.02.2008 р. № 33/13/116-08 ).

Зверніть увагу!

Коли працівнику було встановлено випробний термін і його звільняють як такого, що не пройшов випробовування за ст. 28 КЗпП , йому зобов’язані теж нарахувати та виплатити компенсацію за дні невикористаної відпустки, як і іншим працівникам.

За які відпустки та в яких випадках не виплачують компенсації

Не можуть розраховувати на отримання компенсації за невикористані дні відпустки особи віком до 18 років (ст. 24 Закону про відпустки , ч. 5 ст. 83 КЗпП ).

Не виплачують компенсацію такожза навчальні, творчі, чорнобильські відпустки та відпустки для підготовки й участі у змаганнях.

Розрахунковий період для компенсації

Основний документ, яким потрібно керуватися, — Порядок № 100 . Згідно з абз. 1 п. 2 цього документа, для розрахунку суми компенсації (як і для відпускних) беруть виплати за останні 12 календарних місяців, що передують місяцю виплати компенсації. Працівникові, який пропрацював менше року, середню зарплату для розрахунку компенсації обчислюють виходячи із виплат за фактичний час роботи: із першого числа місяця після оформлення на роботу до першого числа місяця, у якому виплачується компенсація (абз. 2 п. 2 Порядку № 100 ).

Із розрахункового періоду виключають святкові та неробочі дні, а також періоди, упродовж яких працівник не працював і за ним не зберігався заробіток або зберігався частково  (абз. 6 п. 2 Порядку № 100 ). Ідеться про відпустки без збереження зарплати за ст.ст. 25 і 26 Закону про відпустки , періоди по догляду за дитиною до трьох років (за медичним висновком — до 6-ти та в деяких випадках, передбачених законодавством, — до 16 років). Те ж саме із часом простою, коли його оплачено в розмірі, меншому за середній заробіток. Крім того, на підставі цієї норми з розрахункового періоду виключають робочі дні, не відпрацьовані у зв’язку із запровадженням за ініціативою роботодавця неповного робочого тижня.

Розрахунок суми компенсації

Алгоритм розрахунку суми компенсації аналогічний механізму обчислення відпускних, але тут є деякі тонкощі.

Проілюструємо на прикладах підходи до визначення розрахункового періоду й обчислення кількості днів, за які належить виплатити компенсацію за невикористані відпустки.

Ситуація 1

Працівник працював на підприємстві менше року

Для розрахунку беруть виплати за фактичний час роботи: із 1 числа місяця після оформлення до 1 числа місяця, у якому виплачують компенсацію.

Приклад 1

Працівника прийнято на роботу 9 жовтня 2014 року, а звільняється він 20 квітня 2015 року, протягом періоду роботи він брав 14 к.дн. відпустки без збереження зарплати. Тривалість щорічної основної відпустки для нього встановлена — 24 календарних дні.

Розраховуючи компенсацію за невикористану відпустку, беруть виплати за листопад 2014 р. – березень 2015 р. Сумарний заробіток за цей період, що включає виплати із п. 3 Порядку № 100 , становив 26280 грн.

Крок 1. Насамперед визначають кількість днів розрахункового періоду, що налічує 134 к. дн. без урахування неробочих і святкових днів (3 н. дн.), що припадають на цей період, і 14 днів відпустки без збереження зарплати.

Крок 2. Слід знайти стаж, що дає право на щорічну відпустку і, як наслідок, на компенсацію за невикористані дні відпустки — 191 к.дн.

• (23 к.дн. + 30 к.дн. + 31 к.дн. + 29 к.дн. + 28 к.дн. + 30 к.дн. + 20 к.дн.).

Крок 3. Далі необхідно розрахувати кількість днів відпустки, за які належить виплатити компенсацію:

• (24к.дн : 355 к.дн.) × 191 к.дн. = 12,9 к.дн.,

з округленням — 13 к.дн.

Крок 4. Середньоденна зарплата дорівнює:

• 196,12 грн (26280 грн : 134 к.дн.).

Крок 5. Сума компенсації за невикористані 13 к.дн. щорічної основної відпустки становитиме:

• 2549,56 грн (196,12 × 13 к.дн.).

Такий механізм обчислення кількості днів (з округленням) і суми компенсації за невикористану відпустку було описано й Мінпраці в листі від 24.06.2011 р. № 208/13/116-11 .

Зверніть увагу!

За кожним видом відпусток, за які належить надати компенсацію в разі звільнення, розрахунок невикористаних днів провадять окремо.

Ситуація 2

Працівник улаштувався на роботу, а в наступному місяці звільнився

Оскільки працівник не відпрацював жодного повного місяця (із першого по перше число) перед звільненням, розрахункового періоду, виходячи із заробітку якого необхідно провадити обчислення середньої зарплати, у цьому випадку фактично немає. Тому компенсацію обчислюють виходячи із посадового (місячного) окладу (тарифної ставки), установленого на момент її нарахування (абз. 3 п. 4 Порядку № 100 ). Такий же підхід було озвучено Мінпраці в листі від 22.12.2005 р. № 717/018/84-05 .

Зверніть увагу!

Навіть якщо працівник звільняється в останній день місяця, місяць звільнення не беруть до розрахунку під час обчислення компенсації.

Приклад 2

Працівника (адмінперсонал) прийнято на роботу 08.04.2015 р., звільнено 29.05.2015 р. Він відпрацював усі робочі дні протягом цього періоду. За його посадою тривалість щорічної основної відпустки — 24 к.дн. і його посаду включено до списку працівників із ненормованим робочим днем, що дає право на додаткову відпустку — 7 к.дн. Посадовий оклад працівника встановлено в розмірі 3500 грн, і призначено надбавку — 20% до посадового окладу.

Спершу слід визначити, скільки календарних днів за квітень – травень працівник відпрацював (без святкових і вихідних днів):

• 22 к. дн. + 27 к. дн. = 49 к. дн.

Далі потрібно знайти кількість днів відпустки, за які належить нарахувати компенсацію, що становить для:

• основної відпустки — (24 к. дн. : 355 к. дн.) х 49 к. дн. = 3 к. дн. (з округленням);

• додаткової відпустки як працівнику з ненормованим робочим днем — (7 к. дн. : 355 к. дн.) × 49 к. дн. =  1 к. дн. (з округленням).

В описаній ситуації не залишається нічого іншого, як визначити сумарний заробіток, перемноживши посадовий оклад на 12 місяців: 42000 грн (3500 грн х 12). Водночас доплати та надбавки не враховують, оскільки за Порядком № 100 розрахунок слід проводити виходячи із посадового окладу.

Середньоденна зарплата становитиме 118,31 грн (42000 грн : 355 к.дн.).

Тоді працівникові мають нарахувати компенсацію за 3 невикористані дні основної відпустки — 354,93 грн (118,31 грн х 3 к.дн.) і за 1 к.дн. додаткової відпустки — 118,31 грн.

Аналогічний розрахунок проводять і в разі, якщо працівник відпрацював менше місяця.

Ситуація 3

Робітник працював на підприємстві (із відрядною оплатою праці) менше місяця

У цій ситуації постає запитання: який заробіток брати для обчислення суми компенсації?

Приклад 3

Робітника прийнято на роботу 10 березня, а 28 березня він звільнився за власним бажанням. Йому встановлено місячну тарифну ставку — 1376 грн і норму виробітку за годину — 4 деталі, відрядна розцінка — 2,06 грн за деталь. За 14 робочих днів робітник виготовив 852 деталі й йому нарахували зарплату — 1755,12 грн. Тривалість щорічної основної відпустки для його професії — 30 к.дн.

За період роботи на підприємстві (18 к.дн.) робітнику мають виплатити компенсацію за 2 к. дн. ((30 к.дн. : 355 грн) × 18 к.дн.) невикористаної відпустки.

Як видно з прикладу, у працівника (який звільняється), заробітку в розрахунковому періоді не було, тому розрахунок суми компенсації проводять за абз. 3 п. 4 Порядку № 100 виходячи із тарифної ставки (1376 грн). Суму компенсації обчислюють так само, як і в прикладі 2.

Як бачимо, у розрахунку бере участь лише місячна тарифна ставка незалежно від виконання норми виробітку.

Ситуація 4

Жінка звільняється відразу після відпустки по догляду за дитиною до трьох років

В описаній ситуації під час звільнення жінки, що перебувала у відпустці по догляду за дитиною, компенсацію за невикористану відпустку обчислюють із розрахунку її посадового окладу, установленого за штатним розписом на дату звільнення.

Ситуація 5

Із 1 числа місяця, у якому звільняється працівник, підвищено його посадовий оклад

Приклад 4

Працівник звільняється 20 квітня 2015 року і йому нараховано компенсацію за невикористану відпустку виходячи з розрахункового періоду квітень 2014 р. – березень 2015 р. Однак із 1 квітня 2015 року за його посадою підвищили посадовий оклад із 3200 грн до 3500 грн. Чи потрібно проводити коригування заробітку за п. 10 Порядку № 100 для обчислення суми компенсації?

У цьому разі суму компенсації у зв’язку з підвищенням посадового окладу коригувати не потрібно. Адже п. 10 Порядку № 100 застосовують тільки у випадку, коли підвищення посадового окладу відбулося впродовж розрахункового періоду чи часу, протягом якого зберігався середній заробіток. Компенсація за невикористану відпустку — разова виплата (яку виплачують під час звільнення), тому заробіток для її обчислення коригувати на коефіцієнт підвищення посадового окладу не потрібно.

Бухгалтерський і податковий облік сум компенсації

Оплату грошових компенсацій за невикористані щорічні (основні та додаткові) відпустки, а також за додаткові відпустки на дітей (у розмірах, передбачених законодавством) вважають виплатами за невідпрацьований робочий час і відносять до фонду додаткової зарплати. Тому таку компенсацію включають до бази нарахування ЄСВ (лист ПФУ від 03.01.2012 р. № 33/03-20 ). Суму компенсації (як зарплатну виплату) включають до загального місячного оподатковуваного доходу й обкладають ПДФО на загальних підставах.

Суму компенсації та ЄСВ на неї нараховують за Дт субрахунку 471 «Забезпечення виплат відпусток», а якщо суми резерву недостатньо, суму перевищення відносять прямісінько на витрати (рахунки 23, 91, 92–94).

Скористаємося даними прикладу 2 та проілюструємо порядок відображення операцій із нарахування та виплати компенсації в таблиці. Припустимо, що підприємство створює резерв відпусток і компенсацію нараховує за рахунок нього.

Таблиця

Нарахування та виплата компенсації за невикористану відпустку

№ з/п	Зміст господарської операції	Бухгалтерський облік
		Дт	Кт	сума, грн
1	Нараховано зарплату за травень — 4200 грн (3500 грн + 3500 грн × 20%)	92	661	4200,00
2	Нараховано компенсацію за невикористану відпустку — 473,24 грн (354,93 грн + 118,31 грн)	471	661	473,24
3	Нараховано ЄСВ на:
	зарплату (4200 грн × 36,8%*)	92	651	1545,60
	суму компенсації (473,24 грн × 36,8%)	471	651	174,15
4	Утримано:
	ЄСВ ((4200 грн + 473,24 грн) × 3,6%)	661	651	168,24
	ПДФО ((4200 грн + 473,24 грн - 168,24 грн) × 15%)	661	641	675,75
	військовий збір ((4200 грн + 473,24 грн)) × 1,5%)	661	642	70,10
5	Перераховано:
	ЄСВ (1545,60 грн + 174,15 грн + 168,24 грн)	651	311	1887,99
	ПДФО	641	311	675,75
	військовий збір	642	311	70,10
6	Видано звільненому працівникові зарплату та компенсацію через касу (4200 грн + 473,24 грн - 168,24 грн - 675,75 грн – 70,10 грн)	661	301	3759,15

* Умовно вважатимемо, що в підприємства 5 клас професійного ризику виробництва.

У випадку якщо компенсацію за невикористану відпустку нараховують після звільнення працівника, її не включають до бази нарахування ЄСВ (лист ПФУ від 18.10.2011 р. № 22373/03-20 , підкатегорія 301.03 «ЗІР» ). Адже на момент нарахування компенсації (виплати за невідпрацьований час) звільнена особа вже не є застрахованою, оскільки не перебуває з колишнім роботодавцем у трудових відносинах.

Світлана ЛІСТРОВА,

шеф-редактор
газети «Інтерактивна бухгалтерія»