Воинский учет по месту работы: поэтапная инструкция по организации

Коли роботодавці повинні вести військовий облік

Військовий облік призовників і військовозобов'язаних ведеться за місцем їх проживання і відповідно до обсягу та деталізації ділиться на три види (ч. 3 ст. 33 Закону № 2232).

Необхідність вести персональний облік військовозобов'язаних та призовників на підприємствах, установах, організаціях (далі – роботодавці) законодавчо прописана в ч. 4 ст. 34 Закону № 2232. Для того щоб процес ведення військового обліку на підприємстві не був для вас складним, розкладемо його на окремі етапи.

Основними документами, якими потрібно керуватися при веденні персонального обліку військовозобов'язаних та призовників, є перш за все Закон № 2232 та Інструкція № 660.

Етап 1. Визначаємо необхідність ведення військового обліку

Якщо у роботодавця чи у навчального закладу незалежно від підпорядкування і форм власності є хоча б один військовозобов'язаний чи призовник, на керівника такої установи покладено ведення персонального обліку призовників та військовозобов'язаних (ч. 4 ст. 34 Закону № 2232).

Натомість керівник може делегувати виконання таких обов'язків своїм підлеглим. Як правило, цю роботу виконують працівники відділу кадрів. За відсутності у штатному розкладі такої посади, виконання цих обов'язків покладається на відповідальну за військово-облікову роботу посадову особу.

Докладніше про те, хто буде вести цей облік та чи потребує така робота додаткової оплати, ми розкажемо в найближчих номерах газети.

Етап 2. Перевіряємо дані про взяття на військовий облік

Кого перевіряємо? Перед тим як прийняти громадянина на роботу, роботодавець повинен перевірити у нього наявність військово-облікових документів .

Чи всіх майбутніх працівників потрібно перевіряти? Ні не всіх, а тільки військовозобов'язаних чи призовників, які перелічені у ч. 1 та 2 ст. 37 Закону № 2232 .

Які документи перевіряємо? До категорії військово-облікових документів, які потрібно перевірити, належить (п. 3.5 Інструкції № 660):

• для військовозобов'язаних – військовий квиток або тимчасове посвідчення (замість військового квитка);

• для призовників – посвідчення про приписку до призовної дільниці.

Якщо такого документа немає, то потрібно відправити кандидата на посаду до військового комісаріату (далі – військкомат) за місцем проживання та чекати від нього запису у військово-обліковому документі про взяття на військовий облік.

Переконавшись, що вони перебувають на військовому обліку у військкоматах чи у СБУ, можете сміливо приймати нового працівника на роботу. Така ж процедура зарахування до навчального закладу.

Етап 3. Ведення персонального обліку

Персональній облік полягає у веденні особових карток працівника . Заповнення особових карток працівника – це стандартна процедура для всіх працівників кадрової служби при оформленні на роботу.

Для звичайних працівників (не державних службовців) ведуть Особову картку працівника за типовою формою № П-2 Форма затверджена спільним наказом Держкомстату та Міноборони від 25.12.2009 р. № 495/656. У розділі II «Відомості про військовий облік» особової картки необхідно внести відомості про персональний облік військовозобов'язаних та призовників роботодавця.

Для державних службовців, які є військовозобов'язаними чи призовниками, персональний облік в установах, організаціях потрібно вести за формою № П-2ДС «Особова картка» Типова форма первинного обліку № П-2ДС «Особова картка» , затверджена наказом Мінстату від 26.12.95 р. № 343 (дійсна до 31.12.2014 р.). Із набранням чинності новою редакцією Закону України «Про державну службу» від 17.11.2011 р. № 4050-VI (відповідно до Закону України від 19.12.2013 р. № 714-VII набирає чинності з 01.01.2015 р.) вводиться нова форма первинного обліку державних службовців № П-2ДС «Особова картка» та Інструкція щодо її заповнення, яка затверджена наказом Національного агентство України з питань державної служби від 29.12.2012 р. № 256. У її розділі IX зазначайте відомості про військовий облік.

У частині заповнення даних про військовий облік особові картки майже ідентичні. У рубриці «Заповнюємо документи» (на с. 29) ми навели фрагмент особової карти типової форми № П-2 та порядок її заповнення.

ЗВЕРНІТЬ УВАГУ! Записи в розділі «Відомості про військовий облік» особової картки повинні відповідати даним військового квитка.

Що стосується навчальних закладів , персональний облік учнів та студентів ведуть за окремими списками:

• Список військовозобов'язаних, які навчаються (додаток 9 до Інструкції № 660);

• Список призовників, які навчаються (додаток 10 до Інструкції № 660).

Етап 4. Інформуємо військомат

Після прийняття на роботу чи звільнення з неї упродовж 7 днів роботодавець повідомляє військкомати про всіх прийнятих на роботу чи звільнених з роботи військовозобов'язаних та призовників.

Аналогічну процедуру здійснюють кадрові працівники навчальних закладів щодо зарахованих чи відрахованих з навчального закладу військовозобов'язаних та призовників.

Якщо в житті військовозобов'язаних та призовників сталися суттєві зміни, кадровик повинен дізнатися про це, якщо не першим, то другим. Тому всі зміни в сімейному стані, місці проживання, освіті, місці роботи і посаді необхідно внести до особових карток протягом 5 днів .

Щоб про це дізнався військкомат, необхідно до 5 числа кожного місяця оформити Донесення про зміну облікових даних (додаток 1 до Інструкції № 660; приклад див. на с. 30).

Етап 5. Звіряємо дані, інформуємо військкомат

Важливим етапом ведення військового обліку на підприємстві, в установі, організації є проведення періодичних звірок особових карток, списків військовозобов'язаних та призовників із записами у військових квитках та посвідченнях про приписку до призовних дільниць.

Також роботодавці (навчальні заклади) мають не рідше одного разу на рік проводити звірку особових карток працівників з обліковими даними військкоматів.

Для того щоб провести таку перевірку, при передачі військово-облікових документів працівником необхідно оформити розписку (додаток 4 до Інструкції № 660). Приклад її заповнення див. на с. 30.

А ще в обов'язки роботодавця входить складання і не пізніше 1 грудня поточного року подання до військкоматів списків громадян, які підлягають приписці до призовних дільниць.

Етап 6. Заводимо окрему картотеку

Як правило, особові картки на військовозобов'язаних і призовників зберігаються в алфавітному порядку в окремій від інших працівників роботодавця картотеці, яка ділиться на чотири групи (п. 3.11 Інструкції № 660):

1 – військовозобов'язані офіцерського складу;

2 – військовозобов'язані рядового, сержантського та старшинського складу;

3 – військовозобов'язані-жінки;

4 – призовники.

Таку картотеку слід зберігати окремо від загальної картотеки, в опломбованій металевій шафі. У загальну картотеку переміщуйте особові картки осіб, знятих з військового обліку за віком чи за станом здоров'я.

Етап 7. Бронюємо військовозобов'язаних

Навіть протягом проведення в країні мобілізації та оголошення воєнного часу роботодавці повинні продовжувати працювати. Для забезпечення їх безперебійної роботи в мирний час вони проводять бронювання військовозобов'язаних.

Бронювання передбачає відстрочку від призову військовозобов'язаного на основі переліків посад та професій, за якими бронюються військовозобов'язані. Такі особи не призиваються навіть у воєнний час, а продовжують працювати на своїх ключових посадах.

Порядок бронювання здійснюється відповідно до постанови Міжвідомчої комісії з питань бронювання військовозобов'язаних за підприємствами, установами і організаціями на період мобілізації та воєнного часу від 22.05.96 р. № 1 (для службового користування) та відомчих Переліків посад та професій, за якими бронюються військовозобов'язані. Ці документи доводять до відома роботодавців організаціями вищого рівня, яким вони підпорядковані.

ЗВЕРНІТЬ УВАГУ! Бронюванню підлягають лише військовозобов'язані, які працюють в органах державної влади, інших держорганах, органах місцевого самоврядування та на підприємствах, в установах і організаціях, яким встановлено мобілізаційні завдання (замовлення), якщо це необхідно для забезпечення функціонування зазначених органів та виконання мобілізаційних завдань чи замовлень (ст. 25 Закону № 3543).

Етап 8. Зняття з військового обліку

Із військового обліку роботодавці та навчальні заклади знімають військовозобов'язаних та призовників, які згідно з ч. 5 та 6 ст. 37 Закону № 2232 зняті або виключені з військового обліку у військкоматах.

Для роботодавців головною підставою для зняття з обліку є досягнення граничного віку перебування військовозобов'язаних в запасі . Цей показник для кожного військового складу (рядовий, сержантський, старшинський, офіцерський) визначений ст. 28 Закону № 2232.

Коли військовозобов'язаний працівник досяг граничного віку, після проведення чергової звірки з військкоматами необхідно викреслити дані про військовий облік і в особовій картці зробити відмітку: «Виключений з військового обліку за віком» (п. 3.10 Інструкції № 660).

Важливим обов'язком уповноваженого працівника з ведення військового обліку є інформування військовозобов'язаних та призовників про їх виклик до військкоматів та забезпечення їх своєчасного прибуття за цим викликом.

Відповідальність за порушення порядку ведення обліку

Не тільки військовозобов'язані та призовники за порушення вимог законодавства про військовий обов'язок та військову службу притягуються до відповідальності. До адмінвідповідальності можуть бути притягнені керівники чи інші відповідальні за військово-облікову роботу посадові особи.

Для того щоб на ваші плечі не ліг тягар штрафних санкцій, поставтесь відповідально до документального ведення військового обліку.

Головні тези

• Призовники та військовозобов'язані у роботодавця підлягають обов'язковому персональному обліку.

• Обов'язок ведення такого обліку покладається на керівника підприємства, який може делегувати ці повноваження військово-обліковому персоналу чи працівнику кадрової служби.

• Порушення правил ведення військового обліку загрожує адмінштрафом керівнику (іншій відповідальній за військово-облікову роботу посадовій особі).

Використані документи

• КпАП – Кодекс України про адміністративні правопорушення від 07.12.84 р. № 8073-X.

• Закон № 2232 – Закон України «Про військовий обов'язок і військову службу» від 25.03.92 р. № 2232-XII.

• Закон № 3543 – Закон України «Про мобілізаційну підготовку та мобілізацію» від 21.10.93 р. № 3543-XII.

• Інструкція № 660 – Інструкція з організації ведення військового обліку військовозобов'язаних і призовників в органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах, організаціях і навчальних закладах, затверджена наказом Міністра оборони України від 15.12.2010 р. № 660.

Віта Колісник

Експерт газети «Зарплата та кадрова справа»

«Зарплата та кадрова справа», 14 липня 2014 р., № 1, с. 14 ( zpkadry.com.ua )