Тел. +38 (044) 221-23-63

Представительские расходы в налоговых расходах предприятия

Кажуть, що гора з горою не сходиться, а людина з людиною завжди зустрінеться. Особливо якщо зустріч спеціально організована, а дата та місце — попередньо погоджені.
Ідеться, звичайно, не про приватні зустрічі, а про зустрічі та прийоми за участю представників інших суб’єктів господарювання, котрі влаштовують підприємства — задля підтримки та розвитку існуючих ділових відносин, а також для налагодження нової взаємовигідної співпраці, пошуку нових ринків збуту товарів, робіт або послуг. Затрати на організацію та проведення таких представницьких заходів загальноприйнято вважати представницькими витратами.
Отож, проаналізуємо, які саме затрати можна обґрунтовано «підвести» під статтю представницьких витрат, якими документами варто забезпечитись (щоб зменшити страх і ризик) і як відобразити господарські операції в обліку
Представницькі витрати — це…
Одразу зазначимо, що ПКУ не містить ані визначення поняття «представницькі витрати», ані конкретного переліку витрат, які з метою обкладення податком на прибуток можна віднести до представницьких (відсутні також спеціальні обмеження, що в принципі — добре). Немає такого поняття й у нормативних документах із бухгалтерського обліку1 й інших законах2.
Відтак, якщо виходити із принципу «дозволено все, що прямо не заборонено законом», то під час віднесення затрат до представницьких витрат підприємства можуть діяти на власний розсуд, але водночас дотримуватися загальних вимог щодо визнання податкових витрат.
У той же час, якщо припустити, що стосовно представницьких витрат існує прогалина права, то задля її подолання за аналогією закону можна застосувати спеціальний нормативний акт (хоч і не закон), що регулює подібні відносини в бюджетних установах. Ідеться про Наказ № 1026 . У листі ДПСУ від 22.11.2012 р. № 5743/0/61-12/15-1415 також підтверджується: підприємства, що не належать до бюджетних установ, згаданий документ «можуть використовувати як допоміжний (довідковий)».
Так от, якщо застосувати правові норми Наказу № 1026 , то представницькі витрати — це витрати на прийом і обслуговування іноземних представників і делегацій, які прибули на запрошення для проведення переговорів із метою здійснення міжнародних зв’язків, установлення та підтримання взаємовигідного співробітництва.
Єдине, що для підприємств, які не належать до бюджетних, немає підстав обмежувати участь у представницьких заходах (і, відповідно, витратах) лише іноземними представниками і делегаціями, тобто резидентство учасників значення мати не повинно. Адже « установлення та підтримання взаємовигідного співробітництва» важливе не лише в зовнішньоекономічній діяльності підприємства, а й у підприємницькій діяльності в межах України.
Вважаємо також, що представницькі заходи можуть проводитися не лише за основним місцезнаходженням підприємства-організатора, а й на будь-якій іншій території — в Україні чи за її межами3. Важливо, щоб водночас зберігався їхній представницький статус — на організованому прийомі чи зустрічі мають бути присутні представники чи делегації інших підприємств (організацій), із якими в підприємства вже існують або плануються для налагодження зв’язки, співпраця та ділові відносини.
Які види витрат можна віднести
до представницьких
Ураховуючи норми Наказу № 1026 , до представницьких витрат можна віднести витрати, пов’язані з:
проведенням офіційного прийому (сніданку, обіду, вечері) представників (або іншого аналогічного представницького заходу, у т.ч. витрати на оренду та оформлення приміщення, музичний супровід, квіти та сувеніри для учасників тощо — прим.автора);
транспортним забезпеченням (доставкою представників до місця проведення представницького заходу та назад — прим. автора);
заходами культурної програми (відвідування екскурсій, театрів, музеїв, виставок, концертів тощо — прим. автора);
буфетним обслуговуванням під час переговорів (як в офісі підприємства, так і за його межами — у кафе чи ресторані — прим. автора );
оплатою послуг перекладача, який не перебуває в штаті підприємства (задля забезпечення перекладу під час проведення представницьких заходів за участі зарубіжних делегацій — прим. автора);
оплатою номерів у готелях (у т.ч. витрати, пов’язані з бронюванням номерів у готелях).
На думку автора, до витрат, пов’язаних із транспортним забезпеченням із метою доставки представників до місця проведення заходу та назад, не повинні включатися витрати на проїзд представників із місця їх постійного місцезнаходження (іншого населеного пункту чи країни), оскільки ці витрати можуть включатися до їхніх витрат на відрядження. Те саме можна стверджувати щодо витрат, пов’язаних з оплатою номерів у готелях. У свою чергу угодою між організатором представницького заходу та підприємством-учасником (або в запрошенні на зустріч) може бути передбачено, що всі витрати (включно з витратами на проїзд і проживання) покладаються на приймаючу сторону.
Представницькі витрати у податковому обліку
Щодо податкового обліку з податку на прибуток підприємств, то нормами пп. «а» пп. 138.10.2 ПКУ передбачено відносити до адміністративних витрат зокрема представницькі витрати. Проте одночасно з цим існує норма пп. 139.1.1 ПКУ , котра забороняє враховувати під час визначення оподатковуваного прибутку витрати, не пов’язані з провадженням господарської діяльності, а саме: витрати на організацію та проведення прийомів, презентацій, свят тощо (крім витрат, «пов’язаних із провадженням рекламної діяльності», які регулюються нормами пп. 140.1.5 ПКУ ). А витрати на проведення реклами, як ви знаєте, належать до витрат подвійного призначення. Тобто їх включають до податкових витрат лише коли вони пов’язані з провадженням господарської діяльності.
З урахуванням сукупної дії перелічених правових норм можемо сказати: представницькі витрати у вигляді витрат на організацію та проведення прийомів, презентацій, свят, розваг і відпочинку можуть потрапити до податкових витрат тільки якщо їх оформляти як такі, що пов’язані з рекламою (здійснені з рекламною метою) . У податковій декларації з податку на прибуток підприємств, затвердженої Наказом № 1213 (далі — Декларація) їх відображають у рядку 06.2 «Витрати на збут».
А все, що не буде пов’язано з рекламними заходами, але класифікуватиметься як представницькі витрати, можна включати до адміністративних витрат на підставі пп. 138.10.2 ПКУ . У Декларації їх відображають у рядку 06.1 «Адміністративні витрати» в тому звітному періоді, у якому вони були здійснені (п. 138.5, п. 138.10 ПКУ ).
Зверніть увагу!
Зараз не передбачено спеціального обмеження щодо розміру включення представницьких витрат до складу витрат із метою визначення оподатковуваного прибутку3.
Нагадаємо
Пенсійний фонд України в листі від 15.06.2012 р. № 13862/03-20 підтвердив, що на виплати підзвітним особам підприємства, пов’язані з компенсацією представницьких витрат, єдиний внесок на загальнообов’язкове державне соціальне страхування не нараховується та не утримується4.
У свою чергу в листі ДПСУ від 22.11.2012 р. № 5743/0/61-12/15-1415 роз’яснено, що до загального місячного (річного) оподатковуваного доходу підзвітної особи (із метою оподаткування ПДФО) не включаються кошти (готівкові, безготівкові, використання корпоративних платіжних карток), отримані від роботодавця під звіт на організацію та проведення прийомів, презентацій, свят, розваг і відпочинку, придбання та розповсюдження подарунків (п. 170.9 ПКУ ). Водночас обов’язковою умовою є рекламна спрямованість витрат, здійснених за рахунок таких коштів, і їх документальне підтвердження.
Обґрунтування представницьких витрат
у документах
У податковому обліку крім вимог стосовно зв’язку понесених витрат із господарською діяльністю існує ще одна: наявність підтверджуючих первинних документів, обов’язковість ведення та зберігання яких передбачено правилами ведення бухгалтерського обліку, й інших документів, установлених розділом II ПКУ (пп. 139.1.9, п. 138.2, п. 44.2 ПКУ ).
У листі ДПСУ від 22.11.2012 р. № 5743/0/61-12/15-1415 рекомендують підтверджувати витрати на проведення представницьких заходів такими документами:
наказ про проведення представницького заходу;
запрошення іноземних представників (делегацій) і їх відповіді (у вигляді листів, надісланих й отриманих за допомогою поштового, факсимільного й електронного зв’язку — прим. автора);
кошторис витрат;
акти виконаних робіт, накладні на відпуск продукції, товарів зі складу (документи з готелів, підприємств громадського харчування, екскурсійних бюро, транспортних компаній, договори оренди приміщень тощо — прим. автора);
звіт про проведений захід і фактичні витрати (у якому відображаються мета представницького заходу, результат проведення, дата та місце проведення, склад запрошених, учасники від приймаючої сторони, фактично витрачена на представницькі цілі сума — прим. автора);
тощо.
Ми в свою чергу (на розсуд підприємства) пропонуємо доповнити згаданий перелік програмою офіційного прийому, зустрічі чи іншого представницького заходу, у якій перелічити учасників — запрошених осіб та призначити представників підприємства, які здійснюють підготовку й організацію представницької зустрічі.
У разі коли проведення представницьких заходів є звичною практикою для підприємства, доцільно розробити та затвердити Положення про проведення представницьких заходів, у якому конкретизувати порядок їх проведення й оформлення.
Зоряна КУРИЛЯК,
юрист, експерт із питань
оподаткування та бухгалтерського обліку
Список використаних нормативно-правових актів:
ПКУ — Податковий кодекс України.
Закон про бухоблік — Закон України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.1999 р. № 996-XIV.
Закон про прибуток – Закон України «Про оподаткування прибутку підприємств» від 28.12.1994 р. № 334/94-ВР.
Закон про ЄСВ — Закон України «Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування» від 08.07.2010 р. № 2464-VI.
Наказ № 1026 — наказ Мінфіну «Про затвердження Норм коштів на представницькі цілі бюджетних установ та порядку їх витрачання» від 14.09.2010 р. № 1026.
Наказ № 1213 — наказ Мінфіну «Про затвердження форми Податкової декларації з податку на прибуток підприємства» від 28.09.2011 р. № 1213.
Інструкція зі статистики зарплати — Інструкція зі статистики заробітної плати, затвердженої наказом Держкомстату України від 13.01.2004 р. №5.
1 Адже згідно з пп. 14.1.84 ПКУ інші терміни для цілей розділу ІІІ ПКУ використовуються у значеннях, визначених Законом про бухоблік і національними та міжнародними положеннями (стандартами) фінансової звітності, положеннями (стандартами) бухгалтерського обліку.
2 Оскільки на підставі п. 5.3 ПКУ інші терміни, що застосовуються в ПКУ і не визначаються ним, використовуються у значеннях, установлених іншими законами.
3 Зауважимо, що нормативні документи НБУ дозволяють використовувати готівкову іноземну валюту (і кошти з корпоративних карток) на представницькі витрати (організацію офіційних заходів за кордоном).
1 Адже раніше згідно з вимогами пп. 5.4.4 Закону про прибуток представницькі витрати відносилися до валових витрат у сумі, що не перевищувала 2% від оподатковуваного прибутку платника податків за минулий звітний рік.
2 Базуючись на нормах п. 1 ч. 1 ст. 7 Закону про ЄСВ й Інструкції зі статистики зарплати .
По матеріалам: Інтерактивна бухгалтерія